Quản Lý Sự Tập Trung Để Nâng Cao Hiệu Suất Công Việc

Tập trung luôn là yếu tố quyết định trong hiệu suất công việc. Thế nhưng không dễ để đạt được sự tập trung, đặc biết khi mà công việc thì chất đống, thông báo email liên tục, tin nhắn và điện thoại réo liên hồi, bạn không biết phải làm điều gì trước, bận rộn một cách rối loạn. Và hơn cả là tất cả các chương trình giải trí, mạng xã hội luôn đủ hấp dẫn để ta tiêu tốn hàng giờ đồng hồ quý giá.

Michael Hyatt đã đem kinh nghiệm của chính mình và cho ra đời Free to focus – Quản lý sự tập trung để nâng cao hiệu suất công việc như một lời hứa hẹn bạn sẽ lấy lại được sự tập trung của mình, như một lời cam kết vững chắc cho hiệu suất và thành công.

BƯỚC 1. DỪNG LẠI

Trong thế giới hiện đại ngày nay, ta phải giải quyết những công việc gian giở hằng đêm, và những dự án chưa thể hoàn thành cũng chiếm trọn thời gian cuối tuần của chúng ta. Chúng tồn ứ và chất chồng trên dây chuyền lắp ráp trong trí tưởng tưởng của ta, khẳng định năng lượng tinh thần, cảm xúc và thể chất, của chúng ta. Đó là động lực thôi thúc chúng ta khám phá ra những lời khuyên và mẹo vặt về hiệu suất để tìm cách giảm một vài phút ít ỏi khi thực hiện từng công việc trong số hàng triệu công viêc đòi hỏi sự chú ý của bạn. Vậy phần thưởng cho hiệu suất công việc tăng cao là gì? Bạn sẽ có nhiều việc hơn.

Đây là hướng đi sai, việc chúng ta cần làm là phải nên dừng lại. Dừng lại và đặt câu hỏi. Ta muốn gì từ hiệu suất làm việc của mình? Đâu là mục tiêu của chúng ta? Có như vậy chúng ta mới không bị đi lạc giữa mê trận công việc, có như vậy chúng ta mới không bị đánh lừa khi lầm tưởng rằng mình giải quyết được nhiều công việc hơn và hiệu suất của mình đang được nâng cao.

Cuốn sách này sẽ giúp bạn định hình lại ý niệm về hiệu suất, một ý niệm mang lại hiệu quả cho bạn thay vì mù quán đẩy nhanh tốc độ một cách điên cuồng và đổi lại chỉ là sự mệt mỏi về cả tinh thần và thể xác.

Chúng ta nhận lấy quỹ thời gian được tiết kiệm được nhờ các mẹo vặt về hiệu suất và làm việc, và rồi lại sử dụng quỹ thời gian đó để ôm đồm thậm chí nhiều công việc hơn trong một ngày. Với việc vạch ra những mục tiên đơn giản nhưng đóng vai trò chủ chốt dẫn đường, free to focus sẽ chỉ rõ cho bạn biết vấn đề bạn đang mắc phải cũng như những nhân tố thay đổi cuộc đời bạn.

Khi đã dừng lại và xác định rõ đâu là mục tiêu thực sự, tiếp đến tác giả sẽ đưa chúng ta đến với cách phân loại công việc dựa trên năng lực và đam mê. Rất dễ hiểu về năng lực và đam mê như những định nghĩa thông thường tuy nhiên, thật khó để phân tích rõ tầm quan trọng của hai yếu tố này đối với công việc của chúng ta như thế nào. Loại bỏ, những công việc chúng ta không có năng lực và đam mê, hãy đến với sự giao thoa tuyệt vời của hai yếu tố quan trọng đó. Lý thuyết đơn giản là như vậy, nhưng thực hành lại là cả mà một quá trình mà tại đó, free to focus là luôn đồng hành cùng bạn.

Hầu hết mọi thứ sẽ hoạt động trở lại nếu bạn rút phích cắm ra trong vài phút, kể cả bản thân bạn. Với mục tiêu duy nhất là công việc, chúng ta đạt được hiệu suất cao, chúng ta làm việc một cách tràn đầy năng lượng và sức sống, vận dụng các dịch vụ và nổ lực trong một thời gian dài và có được những bước tiến lớn nhưng nó chẳní kéo dài được bao lâu. Chúng ta đang làm việc vô ích giống như tự đuổi theo cái đuôi của chính mình khi đi trên đường.

Cách làm việc hiệu quả nhất là làm việc với số giờ ít đi nhưng hiệu suất lại cao hơn. Mỗi ngày đều có một lượng thời gian không đổi trong khi năng lương của bạn còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác. Điều đó có nghĩa là dành thời gian cho công việc và sử dụng hiệu quả nguồn năng lượng của bạn là hai đại lượng tỷ lệ nghịch với nhau. Bạn làm việc càng nhiều giờ đông hồ thì hiệu suất làm việc của bạn càng thấp.

Việc dành thời gian đầu tư cho ngủ, ăn và vận động sẽ bù đắp phục hồi lại năng lượng, đó chính là bước đệm ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả công việc. Chúng ta thường tự huyễn hoặc bản thân rằng mình không có thời gian, rằng chỉ cần dừng lại một chút bạn sẽ bị tụt lại phía sau. Cuốn sách này sẽ chứng minh cho bạn biết, tất cả những điều tuyệt vời ẩn dấu đằng sau năng lương và hiệu suất.

BƯỚC 2. LOẠI BỎ

Bạn có lẽ cũng đã từng trải qua hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng năm trời giữa guồng quay của công việc, gia đình, các hoạt động xã hội, đoàn thể và hàng triệu các mối quan tâm khác, chúng ta tự do trao năng lượng quý giá cho bất kì ai yêu cầu. Với cuốn sách này bạn có thể biết được cách không nói lời đồng ý với tất cả mọi người nhưng lại vẫn đảm bảo những công việc quan trọng luôn nằm trong tầm kiểm soát. Tôi tin rằng lòng can đảm chính là sẵn sàng hành động bất chấp nỗi sợ hãi mất đi một điều gì hoặc một nguyên tắc có giá trị.

Nếu chúng ta muốn thoải mái tập trung, bạn phải loại bỏ đi  những thứ cản trở đường đi của mình. Điều này không chỉ đơn giản là từ chối nhiều ý tưởng tồi, mà nó còn có nghĩa là từ chối hàng loạt ý tưởng hay ho và đáng giá. Trong thế giới bận rộn ngày nay, con người dễ dàng bị cuốn vào cuộc sống làm việc quá sức. Điều khó nằm ở chỗ bạn có đủ can đảm để từ chối những lời đề nghị không quan trọng và loại bỏ những công việc không mang nhiều ý nghĩa chỉ trực chờ ngấu nghiến thời gian và năng lượng của bạn hay không.

Và chúng ta phải hiểu rằng, ngay cả khi chúng ta ghét nói “không” thì ta cũng phải hiểu rằng mỗi lời nói “có” đều ẩn chứa một tiếng “không”. Bởi vì, thời gian chính là trò chơi có tổng không đổi. Khi bạn đồng ý với công việc thì bạn phải nói không với gia đình và hàng loạt những thứ khác. Theo thời gian, tất cả những lời đồng ý và từ chối nhỏ nhoi cứ chất đống dần, và ta sẽ thấy mình đứng giữa một lịch trình dày đặc. Ta đạt đến đỉnh điểm khi không thể thêm một việc nào đó vào mà không loại bỏ một việc khác. Điều này có nghĩa chúng ta phải đưa ra sự lựa chọn, và những lựa chọn này thường không nằm giữa những việc tốt và việc xấu, mà năm giữa cơ hội cạnh tranh tốt, tốt hơn và tốt nhất. Free to focus sẽ cho bạn biết rõ đồng ý và từ chối là hai từ mang nhiều quyền lực nhất trong lĩnh vực hiệu suất.

Nếu bạn cũng giống như hầu hết những nhà trí thức khác trong thế giới hiện đại thì một ngày của bạn sẽ chỉ xoay quanh những câu hỏi, những vấn đề không tưởng, email và hằng hà xa số những thứ gây phân tâm khác từ những người muốn có được sự tập trung trọn vẹn của bạn. Tuy khả năng tập trung của chúng ta là vừa có hạng, vừa có giá trị. Thế nên, bạn nghĩ sao về “tự động hóa” – một phương pháp để thực hiện những nhiệm vụ quan trọng mà chỉ cần tập trung đầu tư một chút tập trung? Việc bạn có thể loại bỏ bản thân mình ra khỏi phương trình mà vẫn có thể hoàn thành được công việc, đó là ý tưởng không tồi. Đó là khi ta áp dụng sự tự động hóa, bằng cách tự động hóa bản thân, tự động hóa khuôn mẫu, tự động hóa quy trình, tự động hóa công nghệ.

BƯỚC 3. HÀNH ĐỘNG

Tất cả chúng ta đều có đã có mục tiêu, chiến lược làm việc. Nhưng nếu bạn xét đến ảnh hưởng của sự chú ý dư thừa và những hoạt động vô bổ trong cả một ngày đầy những gián đoạn. Bạn đã bao giờ kết thúc một ngày bận rộn và băn khoăn mình thực sự làm được những gì? Giải pháp là thiết kế công việc vào mỗi lúc chỉ tập trung vào một chuyện. Nguyên tắc này không hề mới lạ nhưng lại là chìa khóa để sự tập trung trở nên thăng hoa và là điểm nhấn quan trọng của free to focus.

Nếu bạn không ưu tiên cuộc sống của mình, người khác sẽ làm điều đó. Một kỹ năng quan trọng để tăng hiệu suất là chỉ định bạn sẽ làm việc nào vào lúc nào. Nếu để tất cả máy bay cùng hạ cánh một lúc, bạn sẽ gây ra những vụ va chạm trên không, thứ sẽ phá hủy nỗ lực tăng hiệu suất của bạn.

Ngay cả sau khi bạn đã “cắt tỉa” công việc của mình trong giai đoạn cắt bỏ, vẫn có lúc bạn bắt gặp mình đang đối mặt với một núi công việc và trọng trách. Trong cuốn sách này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách phân giai đoạn nhiệm vụ của bạn thông qua thiết kế tuần và ngày. Sách còn cho bạn biết về việc chỉ định làm việc gì ở đâu và lúc nào. Những người có thể học hỏi kinh nghiệm và sử dụng bài học đó để tạo ra thay đổi tích cực trong hành vi sẽ tiến bộ nhanh chóng.

Hãy loại bỏ nếu nhiệm vụ không còn phù hợp. Nếu bạn muốn để lại việc gì đó giải quyết sau, hãy đưa nó vào lịch trình. Gộp tối đa những công việc tương tự nhau theo tuần lễ lý tưởng của bạn. Nếu bạn muốn giải quyết một việc trong tuần này vẫn chưa xác định được khi nào hày ưu tiên việc đó. Thêm nó vào danh sách các nhiệm vụ ưu tiên trong tuần. Nếu bạn vẫn muốn làm một việc nhưng lại không có thời gian trong tuần này, bạn có thể để lại nó trên danh sách, cứ trì hoãn lại và xem xét nó trong lần đánh giá tiếp theo.

Chúng ta rất dễ xâm phạm thời gian dưới sân khấu nếu không có kế hoạch. Cái khó là thời gian không có hình dạng nhất định, và cũng chẳng có giới hạn nào cho tương lai. Bạn biết không, cuộc sống là đủ dài nếu chúng ta biết sử dụng thời gian. Hãy đánh bại sự gián đoạn và sao nhãng bằng cách là đồng ý với những gì quan trọng và đáng được quan tâm.

Free to focus – quản lý sự tập trung để nâng cao hiệu suất công việc sẽ cho bạn cách sử dụng vốn thời gian hiệu quả của mình một cách hợp lý và hiệu quả  nhất có thể.