Điểm Sách
“Người giỏi không phải là người làm tất cả” – Nghệ thuật quản lý mang lại hiệu quả cao nhất cho tổ chức của bạn!
Th11
Có khi nào bạn có cảm giác như đang có một “núi” công việc đè lên mình? Mỗi ngày đi làm là những ngày đầy áp lực và gánh nặng khi công việc cứ thi nhau chồng chất, chiếm hết mọi khoảnh thời gian trong ngày của bạn, khiến bạn ngoài dành thời gian cho công việc ra thì không thể dành thời gian cho các phần việc khác không kém quan trọng trong cuộc sống như học tập, phát triển bản thân, gia đình,…?
Đa số mọi người hiện nay vẫn còn có tư duy cố gắng tự làm hết mọi việc vì cho rằng như thế thì mình mới giỏi, không làm phiền đến ai, hoặc cũng có thể họ đã từng giao việc cho người khác, nhưng người được giao việc lại không hoàn thành đúng như kỳ vọng của họ, khiến cho việc vốn đã nhiều, sau khi giao xong việc còn nhiều hơn trước đó nữa. Và cuối cùng, họ vẫn phải là người đứng ra để giải quyết khối lượng công việc tồn đọng vô cùng lớn, đồng thời mất rất nhiều thời gian. Cho nên, họ thường có cho mình tư duy nên tự làm hết, tự giải quyết một mình, khi đó thì công việc sẽ nhanh, gọn và lẹ hơn. Tuy nhiên thật sự thì có đúng như vậy không?
Khi bạn cố gắng giải quyết một lượng công việc lớn, nhưng thời gian lại rất hạn hẹp, điều đó sẽ dẫn đến việc bạn đã vô hình chung tự tạo nên một gánh nặng rất lớn cho mình. Mỗi người đều có 24 giờ giống như nhau. Tuy nhiên, sao có người làm việc rất ít mà hiệu quả đạt được lại vô cùng cao, trong khi có người làm hùng hục mỗi ngày, nhưng kết quả đạt được lại không như mong đợi?
Vấn đề đến từ việc cách làm việc của mỗi người chúng ta. Không phải bạn cứ làm hết tất cả mọi việc thì kết quả bạn nhận được sẽ tốt, thậm chí còn ngược lại, khi bạn học được cách giao việc, chia sẻ công việc với các đồng đội của mình, công việc sẽ tự nhiên hiệu quả gấp bội lần, không những chỉ giúp cho bạn mà còn giúp cho những người đồng đội của bạn, cùng nhau giảm bớt căng thẳng, chia sẻ với nhau lượng công việc, thấu hiểu và phát triển cùng với nhau hơn.
“Người giỏi không phải là người làm tất cả” – Nghệ thuật quản lý mang lại hiệu quả cao nhất cho tổ chức của bạn
Đây là không phải là một cuốn sách lý thuyết suông. Đây là một cuốn sách mà chỉ sau một lần đọc, bạn hoàn toàn có thể ứng dụng nó và–o cuộc sống của mình, và khiến nó thay đổi ngay lập tức. “Người giỏi không phải là người làm tất cả” sẽ giúp bạn thay đổi cuộc sống của mình, thay đổi cách làm việc – hiệu quả và năng suất hơn, thay đổi cả mối quan hệ của bạn với nhân viên, những người đồng đội hay thậm chí là sếp của bạn. Cuốn sách lần lượt mở ra các bí quyết giúp cho bạn nắm được cách chia việc, giao việc cho mọi người xung quanh mình, giải quyết được vô số các vấn đề mà bạn đã và đang gặp phải, đem lại cho bạn vô số lợi ích trong hiện tại và cả tương lai.
James và Jones là 2 nhân vật chính được nói đến xuyên suốt trong cuốn sách này. Tuy cả 2 người đã được thăng chức lên làm quản lý, nhưng James và Jones lại hoàn toàn trái ngược với nhau. Trong khi Jones làm việc vô cùng hiệu quả, tuy dành thời gian cho công việc không nhiều như James, nhưng kết quả của Jones thì lại hoàn toàn khác hẳn. Ngoài việc làm tốt công việc của mình, Jones còn rất nhiều thời gian trống để đào tạo và giúp đỡ nhân việc phát triển, quan tâm và chăm sóc cho bản thân cũng như gia đình. James thì lại hoàn toàn trái ngược, tuy anh dành rất nhiều thời gian cho công việc, thậm chí còn không có thời gian dành cho mình và gia đình, nhưng kết quả anh nhận lại được rất tệ. Không thoải mái, vui vẻ được như Jones, James lại rất dễ nổi nóng và bực tức với mọi người xung quanh của mình, James cảm thấy việc được lên làm quản lý đôi khi chỉ là gánh nặng. Vì lúc trước đó, khi là một nhân viên bình thường, James lúc nào cũng hoàn thành rất tốt công việc của mình, còn khi lên được lên quản lý, anh lại gặp phải rất nhiều khó khăn, khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút trầm trọng.
Sau một khoảng thời gian chịu đựng dưới áp lực của công việc, cuối cùng, James đã quyết định đến gặp Jones để tâm sự cũng như chia sẻ các vấn đề khó khăn mà mình đã gặp phải trong thời gian qua, và hi vọng Jones sẽ trở thành vị cứu tinh của đời mình, giúp cuộc sống mình thay đổi. Và quả thật như vậy, qua những bài học Jones tích lũy trong quá trình làm quản lý của mình, anh đã đúc kết lại những cách giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, giao công việc cho nhân viên một cách tốt hơn, thông qua 6 bước chính.
Sáu bước ủy quyền hiệu quả
Bước 1: Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc
Người đầu tiên cần nắm rõ yêu cầu công việc không ai khác ngoài chính bạn. Bạn phải là người nắm thật kỹ lưỡng về công việc mình chuẩn bị giao, và suy nghĩ, lựa chọn cách giao việc cho thích hợp. Khi giao việc cho một ai đó, bạn cũng cần xác định rõ được những mong đợi của mình đối với công việc đó. Đâu là kết quả cần có, đâu là kết quả mà bạn mong muốn nhận được? Hãy làm thật rõ ràng điều này.
Bước 2: Xác định cụ thể yêu cầu công việc. Yêu cầu người được ủy thác lặp lại những yêu cầu của công việc để đảm bảo rằng anh ấy/cô ấy đã thật sự hiểu rõ công việc được giao.
Đây là một bước cực kì quan trọng, giúp cho bạn và cả người được giao việc hiểu rõ về công việc mình được giao, từ đó cũng sẽ có những kết quả tương ứng với việc đó. Bạn cần nói thật rõ những yêu cầu, mô tả công việc mà mình giao, càng chi tiết càng tốt, nói về những mong đợi, kỳ vọng mà bạn đã xác định được ở bước một. Hãy hỏi người đó lại thật rõ ràng xem họ đã thật sự hiểu và nắm bắt được vấn đề mà bạn nói hay chưa? Bạn nên yêu cầu họ lặp lại những điều bạn nói một lần nữa theo cách của họ hiểu, để bạn có thể nắm bắt được suy nghĩ của họ, từ đó biết được đó có đúng là những gì bạn nghĩ hay không. Phần lớn, các công việc được ủy quyền thường hay gặp thất bại là do bước này, là do người giao việc không nói thật rõ ràng và cụ thể nên người nhận việc có tâm lý hoang mang, bối rối, không hiểu rõ vấn đề hoặc hiểu theo một cách không chính xác. Có thể bạn thắc mắc lý do tại sao khi họ chưa nắm rõ công việc mà lại không dám trao đổi trực tiếp với bạn. Đó cũng có thể là do họ có một số trở ngại về tâm lý khiến họ không dám đặt câu hỏi hay yêu cầu bạn nói rõ hơn, họ sợ bạn nghĩ họ không lắng nghe kĩ những lời bạn nói, họ sợ bạn nói họ không đủ năng lực, không tiếp thu và nắm bắt vấn đề một cách quá chậm. Vậy nên, nếu bạn có cơ hội giao việc cho một ai đó, hãy nhớ lấy thật kĩ điều này và chủ động làm nó thật rõ ràng bạn nhé! Tất nhiên, nếu muốn bước 2 trở nên đúng, thì bước 1 là bước phải cần đúng trước tiên.
Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc
Bạn cần nói rõ với nhân viên thời hạn mà công việc cần được hoàn thành. Điều đó giúp cho công việc của bạn không bị chậm trễ, gây ảnh hưởng đến cho cả bạn và cả công ty. Đồng thời, cũng giúp được nhân viên trong việc lên kế hoạch hoàn thành công việc ấy một cách dễ dàng hơn. Nếu công việc cần hoàn thành trong một thời gian ngắn và gấp, bạn càng nên nói rõ hơn với nhân viên của mình, giúp họ nắm bắt được mức độ quan trọng của thời gian đối với công việc, từ đó sẽ tạo động lực để thúc đẩy họ một cách hiệu quả hơn. Và đương nhiên, khi họ làm việc hiệu quả hơn, thì công việc của bạn cũng sẽ dần trở nên hiệu quả theo.
Bước 4: Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành công việc
Khi bạn giao việc cho một ai đó, bạn thường nghĩ họ sẽ tự biết điều này nên không cần phải nói rõ với họ. Thật ra trong tâm trí của người được giao việc, họ sẽ nghĩ là mình đương nhiên có quyền quyết định với công việc được giao, miễn sao kết quả đem lại tốt nhất có thể. Vả lại, họ cũng có thể nghĩ rằng, việc nhờ bạn đưa ra ý kiến hoặc góp ý với những quyết định của họ, giúp cho họ trở thành một người phiền phức, kém tự ti và không thể một mình đưa ra quyết định. Vậy là họ sẽ có xu hướng tự giải quyết công việc đó nhiều hơn theo cách mà họ nghĩ họ nên làm. Trong một số trường hợp thì điều đó sẽ tốt, nhưng thỉnh thoảng cũng có những tình huống oái oăm, để lại những hệ lụy rất lớn mà bạn phải tự giải quyết sau này. Do đó, tốt hết nên nói rõ những điều này lúc đầu với họ thì hơn, càng rõ ràng càng tốt, bạn hiểu mà phải không? Với việc phân chia mức độ và phạm vi thẩm quyền, tác giả cũng đã giúp ta chia nó ra thành 3 loại chính sau đây:
- Quyền ĐỀ NGHỊ
Tìm những giải pháp và đề nghị thay thế tốt nhất.
Áp dụng mức độ này khi bạn cần thu thập thêm thông tin trước khi tiến hành đưa ra quyết định.
- Quyền THÔNG BÁO và KHỞI XƯỚNG
Nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất; thông báo nguyên nhân chọn lựa; khởi xướng việc chọn lựa. Áp dụng mức độ này khi bạn muốn người khác thông báo trước khi hành động để bạn kịp thời ngăn chặn những rắc rối có thể phát sinh.
- Quyền HÀNH ĐỘNG
Toàn quyền hành động đối với công việc được giao.
Áp dụng mức độ này khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào khả năng của người được ủy thác công việc và khả năng xảy ra rủi ro là ở mức tối thiểu.
Để rõ ràng và cụ thể hơn, tác giả cũng đưa ra một chiếc bảng nhằm làm kim chỉ nam cho chúng ta, giúp chúng ta biết được ở mức độ công việc như thế nào, khả năng của người được ủy quyền như thế nào, thì chúng ta sẽ cho họ những quyền nào trong ba quyền trên.
Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá tiến độ công việc và thực hiện hướng dẫn nếu cần thiết. Vào giai đoạn đầu, nên thường xuyên kiểm tra, đối chiếu; sau đó giảm dần mức độ khi người được ủy thác công việc chứng tỏ đã hoàn toàn nắm công việc.
Bước này nhằm giúp bạn chắc chắn được rằng người được ủy quyền đã đi theo đúng hướng công việc mà bạn muốn, tránh việc đi sai hướng, mất công sức của họ và mất thời gian của mình.
Bước 6: Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi về những thành quả, thiếu sót cần cải thiện, và rút ra bài học nếu có.
Bước này giúp bạn hiểu hơn về nhân viên của mình, nắm rõ hơn về tình hình chung của mọi người để từ đó khai thác, và dẫn dắt mọi người đi đúng hướng. Đa số mọi người thường làm việc mà quên mất bước đánh giá này, đây là một điều vô cùng nghiêm trọng. Vì khi mất đi bước đánh giá này, bạn sẽ không biết được nhân viên của mình đang ở mức độ nào, và làm sao để giúp họ phát triển, khai thác tiềm năng của họ tối đa. Sau mỗi công việc, bạn nên xem xét xem họ đã đạt được những thành quả tích cực nào và khen ngợi họ, giúp họ nhận ra được những khuyết điểm mà họ cần cải thiện để tốt hơn trong tương lai, đồng thời giúp họ rút ra được các bài học quý giá sau mỗi lần làm việc với bạn, nếu có.
Tin mình đi, nếu bạn cam kết thực hiện thường xuyên và đều đặn theo sáu bước này, mình tin rằng trong tương lai, bạn sẽ có được sự đột phá vượt bậc như ý bạn muốn.
À mà quên, bên cạnh việc giao việc, ủy quyền công việc cho cấp dưới, bạn cũng đừng quên, những bước này đồng thời cũng có áp dụng khi bạn làm việc với cấp trên của mình. Khi bạn được giao việc, nhưng bạn vẫn còn thấy vướng mắc, chưa rõ ràng, hãy thử hỏi họ một số câu hỏi sau đây để làm rõ vấn đề hơn cho cả hai bên, bạn nhé:
Lời kết:
Hi vọng bài review của mình cũng có thể giúp các bạn phần nào hiểu sơ về cuốn sách vô cùng tuyệt vời này. Còn để hiểu sâu hơn, chi tiết hơn thì nhớ là mua sách “Người giỏi không phải là người làm tất cả nhé”. Work smarter not harder!
Bài viết được đóng góp bởi Huỳnh Kim Ngân
Nguồn: Sách Đến Rồi
